Kennen Sie das auch in Ihrem Unternehmen? Neben vielen automatisierten Abläufen und Systemunterstützungen gibt es die Erstellung und Bearbeitung von Texten. Auch wenn diese Dokumente oftmals elektronisch gespeichert werden, so sind die Daten aus Verträgen, Briefen, Notizen und anderen Dokumente oftmals nicht richtig nutzbar. Gleichzeitig ist die Erstellung oft zeitaufwendig und wenig qualitätsgesichert, dabei sind Inhalte (Content) auch eine wichtige Datenquelle.
Sensordaten, künstliche Intelligenz, Business Intelligence (BI) oder Kunden- und Vertriebsdaten sind wichtige Datenbereiche, die oftmals bereits in Unternehmen intensiv betrachtet werden. Gleichzeitig gibt es aber sehr viel Potenzial für Verbesserungen in den täglichen Routineabläufen. Oftmals lassen diese sich durch eine sinnvolle Nutzung und Verknüpfung von Daten und Informationen pragmatisch verbessern.
Ein zentrales Element der täglichen Abläufe sind Texte. Texte, insbesondere in Form von Schreiben, Notizen und Verträgen steuern mit ihren Inhalten und Daten Prozesse. Gleichzeitig ist Ihre Erstellung oftmals zeitaufwendig und in vielen Unternehmen wenig strukturiert. Gleichzeitig sind in diesen Texten das Wissen, aber auch die rechtlichen Verpflichtungen eines Unternehmens gespeichert.
Eine Übung in den DataValueThinking – Workshops besteht darin, die verschiedenen Datenbereiche bzw. Datenzonen des Unternehmens zu erforschen. Eine dieser Zonen ist auch der Bereich Content. Hier werden die verschiedensten Text- bzw. Wissensinhalte des Unternehmens betrachtet. Hierbei sind uns immer wieder folgende Beobachtungen aufgefallen.
Datenschatz Verträge managen und erstellen
In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Dienstleistern und anderen dauerhaften Vertragsbeziehungen, die nicht aktiv verwaltet oder überprüft werden. Ob Service-Level eingehalten oder anstehende Vertragsverlängerungen für Konditionsverbesserungen genutzt werden können wird nicht automatisch überwacht, da die Verträge oftmals als Dokumente unstrukturiert und nicht auswertbar abgelegt werden. Auch die Erstellung und das Abschließen von Verträgen ist wie die Verwaltung wenig standardisiert. Ein schnelleres Erstellen von Verträgen kann durch Nutzung und ggf. Wiederverwendung von Textbausteinen erfolgen. Deren Administration sollte umfassend durch einen Best Practice Workflow unterstützt werden und so auch ein revisionskonformes Arbeiten ermöglichen. Viele solcher Anwendungen sind pragmatisch und mit wenig Einführungsaufwand nutzbar.
Potenzial Textanalyse
Viele der Texte und Inhalte in Unternehmen sind zwar elektronisch gespeichert, allerdings als unstrukturierte Informationen und Daten verteilt im Unternehmen abgelegt und damit wenig bis gar nicht auswertbar oder strukturiert nutzbar. Das Wissen über die Inhalte und Ablageorte ist über die Mitarbeiter verteilt und führt auch zu Doppelarbeiten. Oftmals ist man sich im Unternehmen der Situation bewusst, sieht aber keine machbaren Lösungen. Hierbei werden oftmals die Effizienz und Fähigkeit von modernen Textanalyse-Systemen unterschätzt, die eine nachträgliche, strukturierte Ablage bestehender Texte ermöglichen.
Natürlich reicht es nicht, in Workshops auf Themen und Beobachtungen hinzuweisen. Es ist auch wichtig, anhand von Beispielen Anregungen für mögliche Lösungen zu geben. Hier nutzen wir auch unsere Technologiepartner, die ihrerseits Ergebnisse und Darstellungen des DataValueThinking für ihre eigene Positionierung nutzen. Ein Beispiel hierfür ist unser Partner GuidelinePro. GuidelinePro ist eine intelligente Workflow-gesteuerte Software zur Erstellung, Verwaltung und Distribution von textbausteinbasierten Dokumenten, die von der Firma concedro angeboten wird.
GuidelinePro ist aber nur eine Möglichkeit, Daten sinnvoll für die Wertsteigerung des Unternehmens zu nutzen. Voraussetzung dabei ist neben den technischen Lösungen und Produkten, auch die Datenkultur im Unternehmen zu verankern. Nutzen Sie den Methodenrahmen und die Kreativansätze des DataValueThinking um auch in Ihrem Unternehmen die verborgenen Werte des Datenschatzes zu erschließen. Mehr hierzu finden sie auf DataValueThinking.